شرح شغل چیست و چگونه یک شرح شغل بنویسیم؟ [راهنمای کامل]

نوشتن شرح شغل بخش مهمی از هر فرآیند استخدامی است که منجر به استخدام یک کارمند آینده‌دار و موفق می‌شود. شرح شغل به کارجویان استخدامی ایده روشنی از شغل، انتظارات از آن‌ها و نحوه ارزیابی آن‌ها برای موفقیت می‌دهد.

کیفیت در نوشتن شرح شغل می‌تواند کیفیت استخدام برای سازمان به همراه داشته باشد. در این مقاله به شما برخی از بهترین شیوه‌ها را در مورد نحوه نوشتن یک شرح شغل که انتظارات شما را به طور واضح و موثر بیان می‌کند، ارائه می‌دهیم.

شرح شغل چیست؟

شرح شغل بیانیه‌ای کتبی است که انتظارات یک سازمان را برای یک موقعیت خاص مشخص می‌کند که باید شامل اطلاعاتی در مورد آنچه از کارمند برای انجام مسئولیت‌های خود انتظار می‌رود و نحوه اندازه‌گیری موفقیت باشد. شرح شغل اغلب در کنار اسناد استخدامی مانند فرم‌های درخواست و ارزیابی‌های نامزد برای انتخاب نامزدهایی که بهترین تناسب را با فرهنگ شرکت و نقش شغلی دارند، ارائه می‌شود. اما نوشتن یک شرح شغل می تواند عملی دشوار باشد زیرا هیچ راه درست واحدی برای انجام آن وجود ندارد. هر سازمان انتظارات و اهداف متفاوتی خواهد داشت، بنابراین باید پست‌های شغلی خود را متناسب با آن تنظیم کنید.

چرا یک شرح شغل می‌تواند فرآیند استخدام شما را کارآمدتر یا خراب کند

در اینجا سه دلیل وجود دارد که چرا یک شرح شغل می‌تواند فرآیند استخدام شما را کارآمدتر یا خراب کند:

۱. جذب خوب یا بد از میان کارجویان

 شما در سازمان باید مطمئن شوید که شرح شغلی که نوشته اید متقاضی کار مناسب را جذب می‌کند. اگر خیلی کلی باشد، ممکن است افرادی را جذب کنید که برای این موقعیت واجد شرایط نیستند یا مسیر شغلی متفاوتی در ذهن دارند. مطمئن باشید اگر این اتفاق بیفتد، کارجویان پس از ورود به مرحله مصاحبه و حتی پس از شروع به کار نا امید می‌شوند که یک این اشتباه بدی برای شرکت شماست. انتخاب بد و جذب نادرست ممکن است باعث شود که کارکنان تازه استخدام شده از موقعیت و فرهنگ شرکت ناراضی شوند و این انرژی منفی را به سایر کارکنان منتقل کنند. از سوی دیگر، اگر بیش از حد روی مهارت‌ها یا ویژگی‌های خاص تمرکز کنید، ممکن است نامزدهایی را جذب کنید که برای شرکت شما مناسب نیستند. همچنین می‌تواند به این معنی باشد که ممکن است نامزدهای واجد شرایطی را که با معیارهای خاص شما مطابقت ندارند از دست بدهید. اگر فقط روی مهارت‌ها تمرکز کنید و نه چیز دیگری، ممکن است نامزدهایی را که با فرهنگ و تیم شما سازگار هستند از دست بدهید.

۲. سرعت بخشیدن یا کند کردن فرآیند استخدام

نوشتن یک شرح شغل موثر می‌تواند فرآیند استخدام شما را سرعت بخشد. یک شرح شغل خوب که انتظارات واضحی را برای موقعیت شغلی تعیین می‌کند، به کاهش گلوگاه‌های مرتبط با زمان در استخدام کمک می‌کند. اگر در یافتن متقاضیان واجد شرایط مشکل دارید، تنظیم شرح شغل می‌تواند درک واضح‌تری از انتظارات شما برای پست مورد نظر (و برای خود کارجو) ایجاد کند که فرآیند استخدام را نیز سرعت می بخشد. این موضوع در مورد کارآموزی و همچنین موقعیت‌های دائمی صدق می‌کند. هنگام نوشتن شرح شغل برای کارآموزان، مطمئن شوید که جزئیات بیشتری را اضافه می‌کنید تا کارآموزان زمانی را برای انجام نقشی که علاقه‌ای به آن ندارند تلف نکنند.

۳. تاثیر مثبت یا منفی بر نرخ گردش کارکنان

در نهایت، نوشتن یک شرح شغل می‌تواند بر فرهنگ شرکت و روحیه کارکنان شما به دلیل نرخ گردش کارکنان تأثیر مثبت یا منفی بگذارد. با این حال، یک شرح شغل قوی با انتظارات واضح از یک نقش می‌تواند به حذف هر کسی که در ابتدای فرآیند علاقه‌ای به این شغل ندارد کمک کند – نه بعد از شروع کار.

بیشتر بخوانید: تجزیه و تحلیل شغل چیست و چگونه یک تحلیل شغل انجام دهیم؟

چه کاری باید قبل از نوشتن شرح شغل انجام دهید

قبل از شروع نوشتن شرح شغل، چند کار وجود دارد که باید به عنوان یک شرکت برای جمع‌آوری تمام اطلاعات مورد نیاز برای نوشتن یک شرح شغل خوب انجام دهید.

نیازهای شرکت خود را ارزیابی کنید

ارزیابی نیازهای شرکت شما شامل بررسی صلاحیت‌ها، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای انجام صحیح نقش خواهد بود. همچنین باید بررسی کنید که معمولاً چقدر طول می‌کشد تا کارمندان جدید وظایف یا پروژه‌ها را تکمیل کنند تا بتوانید انتظارات واقع‌بینانه‌ای را در شرح شغل خود تعیین کنید. به این فکر کنید که چه مسئولیت‌هایی به عهده کارمند جدید خواهد بود. از خودتان بپرسید:

• این شخص روزانه چه کاری انجام خواهد داد؟
• چگونه می‌توانند موثرترین کمک را ارائه دهند؟
• چه مهارت‌های سخت و نرمی این فرد قبل از شروع نیاز دارد؟
• چه مهارت‌هایی باید برای آموزش کارمند جدید آماده شود؟
• آیا مهارت‌های رهبری در این موقعیت ضروری است؟
• چه نوع ویژگی‌های شخصی با فرهنگ شرکت ما همسو است؟

ویژگی‌ها و مهارت‌های حیاتی برای این شغل را در نظر بگیرید. به این فکر کنید که چه چیزی باعث می‌شود یک نامزد موفق از سایر متقاضیان در این زمینه متمایز شود. اگر نامزد با یک تیم بزرگ کار خواهد کرد، یکی از مشخصات شغلی که می‌خواهید به آن بپردازید این است که چگونه نامزد با دیگران کار می‌کند. اگر آن‌ها نیاز به مدیریت افراد دیگر دارند، مهم است که در مورد مهارت‌های رهبری و مدیریت صحبت کنید. یک مدیر جذب یا استخدام کننده خوب می‌تواند این ویژگی‌ها را تشخیص دهد و آن‌ها را به طور دقیق در یک شرح شغل توصیف کند.

رقبا را بررسی کنید

با اعضای تیم که با کارمند جدید کار خواهند کرد صحبت کنید

همچنین ایده خوبی است که با کارمندان فعلی در مورد آنچه در فرآیند استخدام شما خوب کار می‌کند و آنچه به خوبی کار نمی‌کند، صحبت کنید. این اطلاعات می‌تواند به شما کمک کند از اشتباهات رایج جلوگیری کنید و یک شرح شغل منصفانه، واقع‌بینانه و موثر ایجاد کنید. آیا این موقعیت نیاز به مهارت‌های فنی دارد؟ آیا مسئولیت‌های خاصی وجود دارد؟ آیا این نقش مسئولیت‌های جدیدی را بر عهده گرفته است که در شرح شغل اصلی وجود نداشت؟ خارج از چارچوب فکر کنید. مشورت و استفاده از اطلاعات کارمندی که به دلیل ارتقاء یا دلیل دیگری پست را ترک می‌کند، برای دیدن اینکه آیا توضیحی که قصد نوشتن آن را دارید دقیقاً با مسئولیت‌های پست مورد نظر مطابقت دارد، بسیار مفید است.

چگونه یک شرح شغل بنویسیم؟

حالا که ایده بهتری از آنچه باید در شرح شغل خود بگنجانید دارید، زمان آن رسیده است که شروع به ایجاد یک طرح کلی کنید. این اطمینان حاصل می‌کند که همه جنبه‌ها پوشش داده شده‌اند و هیچ چیز مهمی جا نمی‌ماند. هر آنچه می‌خواهید پوشش دهید را بنویسید بدون اینکه نگران طول توضیحات باشید. در صورت نیاز می‌توانید بعداً موارد را حذف کنید.

شما می‌خواهید متقاضیان احساس هیجان کنند، نه اینکه باعث دلسردی کارجویان شود. باید به آنچه از آن‌ها در کار های روزمره انتظار می‌رود و اینکه آیا فرصت‌های رشد در آینده وجود دارد، اشاره کنید.

با در نظر گرفتن این موارد، شما یک شرح شغل خوبی ایجاد خواهید کرد که به طور موثر متقاضیان واجد شرایط مناسب برای پست کاری مورد نظر را جذب می‌کند.

مهم است که این بخش‌ها را در شرح شغل خود بگنجانید:

عنوان شغل
خلاصه شغل
مسئولیت‌ها و وظایف
صلاحیت‌ها و مهارت‌ها
حقوق و مزایا
دورکاری یا محل کار
درباره ما / مزیت‌های کار کردن با ما

بیاید هر یک از این موارد را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

عنوان شغل

از این بخش برای ایجاد یک عنوان مختصر اما توصیفی استفاده کنید که به درستی این نقش را نشان دهد. عناوینی که خیلی طولانی، گیج‌کننده یا گسترده هستند ممکن است متقاضیان بالقوه را دور کنند. نقشی به عنوان “مدیر” به اندازه کافی توصیفی نیست. “مدیر راهکارهای فناوری اطلاعات و توسعه پروژه” ممکن است برای آنچه که مسئولیت‌های شغلی شامل می‌شود خیلی گیج‌کننده باشد. “مدیر پروژه فناوری اطلاعات” ممکن است یک انتخاب مناسب برای یک عنوان بالقوه باشد. بین دو تا پنج کلمه فکر کنید.

خلاصه شغل

خلاصه شغل یک مرور مختصر و کلی از موقعیت و مسئولیت‌های اصلی آن است. خلاصه شغل باید شامل موارد زیر باشد:

نام شرکت شما و موقعیتی که برای آن استخدام می‌کنید (مشخص باشد)
این نقش چه وظایف و مسئولیت‌هایی خواهد داشت؟ برخی از نمونه‌ها چیست؟ برای موقعیت‌های مدیریتی در مورد تعداد افرادی که مدیریت خواهند کرد صحبت کنید.
برای این موقعیت چه صلاحیت‌ها و مهارت‌هایی لازم است؟ چه تجربه‌ای یک امتیاز مثبت است اما ضروری نیست؟

اگر موقت یا دائمی است، ذکر کنید که انتظار می‌رود فرد چقدر در این نقش بماند. ما معمولاً یک پاراگراف مقدمه برای نقش به همراه موارد خاص‌تر از مسئولیت‌ها و صلاحیت‌های لازم برای نقش را درج می‌کنیم. این همۀ جزئیات در مورد نقش را به شما نمی‌گوید، اما انتظارات واضحی را برای نوع فردی که شرکت به دنبال آن است، آنچه که نامزد در این شغل انجام خواهد داد، مثالی از یک مهارت مورد نیاز برای این موقعیت و نام موقعیت ایجاد می‌کند.

مسئولیت‌ها و وظایف

شما می‌توانید در بخش مسئولیت‌های شرح شغل خود به جزئیات بیشتری در مورد جنبه‌های روزمره نقش بپردازید. این توضیحات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

این نقش به چه کسی گزارش می‌دهد و روزانه با چه کسی ارتباط برقرار می‌کند
چه نوع پروژه‌هایی را این نقش مدیریت می‌کند
چه نوع گزارش‌ها و بررسی‌هایی باید ایجاد شود
این نقش از چه کسی پشتیبانی می‌کند و با چه بخش‌هایی کار می‌کند

سعی کنید حداقل هفت یا هشت مورد (حداکثر ده تا) از مسئولیت‌های نقش شغلی را درج کنید.

صلاحیت‌ها و مهارت‌ها

این موارد را می‌توان مانند مسئولیت‌ها و وظایف به صورت فهرستوار درج کرد. صلاحیت‌ها و مهارت‌ها می‌توانند در دو شکل باشند:

این موارد را می‌توان مانند مسئولیت‌ها و وظایف به صورت فهرست وار درج کرد. صلاحیت‌ها و مهارت‌ها می‌توانند در دو شکل باشند:

مهارت‌های مورد نیاز: مهارت‌هایی که برای تکمیل کار کاملاً ضروری هستند.
مهارت‌های مورد نظر: مهارت‌های خوبی که توانایی یک نامزد برای انجام کار را تکمیل می‌کند. اینها همچنین مهارت‌هایی هستند که ممکن است در آموزش موقعیت یا مهارت‌هایی که انتظار می‌رود نامزدها در چند ماه اول کار به دست آورند، گنجانده شوند. اینها می‌توانند مهارت‌های سخت یا نرم باشند. مطمئن شوید که نامزدهایی را که همه مهارت‌های مورد نظر شما را ندارند نادیده نگیرید. اگر فقط به دنبال نامزدهایی باشید که تجربه همه مهارت‌های مورد نیاز و مورد نظر را دارند، ممکن است بسیاری از نامزدهای واجد شرایط را از دست بدهید.

حقوق و مزایا

این بخش برای کارمند بالقوه به اندازه سایر بخش‌ها مهم است. این موارد را در شرح شغل خود برجسته کنید. تعیین حقوق (یا محدوده حقوق) از ابتدا انتظارات روشنی را برای آنچه که نقش سالانه یا ماهانه پرداخت می‌کند، به نامزد می‌دهد. این همچنین به کاهش سطح استرس و اضطراب از طرف نامزد در مورد مذاکرات حقوقی در آینده کمک می‌کند. مشخص کردن هم حقوق و هم مزایا می‌تواند نامزدهای با کیفیتی را جذب کند که معتقدند ارزش پولی که به آن‌ها پرداخت می‌شود را دارند. صداقت در مورد مزایا می‌تواند نامزدها را بر اساس کیفیت مزایای شما جذب کند. این مزایا می‌توانند از ساده‌ترین موارد مانند بیمه درمانی تا و…، متغیر باشند.

محل کار

آیا کار کاملاً از راه دور است؟ انتظار دارید کارمندان چند بار در هفته یا چند بار در ماه به سازمان بیایند؟ آیا سفر فراتر از رفت و آمد روزانه مورد نیاز است؟ آیا این کار تمام وقت در دفتر یا در محل کار است؟ مشخص کنید که کار کجا انجام می‌شود.

طول مدت کار

علاوه بر محل انجام کار، در مورد مدت زمان مورد نیاز کار نیز واضح باشید. هر شغلی یک کار تمام وقت دائمی با ۴۰ ساعت در هفته نیست. برخی از انواع دیگر اشتغال عبارتند از:

اشتغال پاره وقت
اشتغال موقت
قرارداد به کار دائم

به آنچه در شرح شغل خود می‌گویید وفادار بمانید. کسی را به عنوان یک کارگر ساعتی تمام وقت استخدام نکنید، سپس یک ماه بعد سعی کنید تعداد دفعات یا مدت زمان کار کسی را کاهش دهید. این بر متقاضیان آینده برای این موقعیت تأثیر خواهد گذاشت، به خصوص اگر شایعه‌ای مبنی بر اینکه شرح شغل شما درست نیست پخش شود.

درباره ما / مزیت‌های کار کردن با ما

این بخش دیگری است که برای گسترش آنچه در مورد شرکت و نقش مورد نظر شما ویژه است استفاده می‌شود. چرا کسی باید برای شما به جای گزینه‌های دیگر در جستجوی شغل خود کار کند؟ بخش «درباره ما» می‌تواند شامل تاریخچه اولیه شرکت و صحبت در مورد صنعت مورد خدمت شرکت باشد، اما همچنین می‌تواند به فرهنگ شرکت و آنچه که شرکت به آن اعتقاد دارد نیز بپردازد.

بیشتر بخوانید: چرا انگیزه در سازمان مهم است و چگونه می‌توان آن را تقویت کرد؟

۵ نکته اضافی برای نوشتن شرح شغل موثر

در حالی که همه چیز در بخش قبلی برای یک شرح شغل حیاتی است، چند نکته و ترفند دیگر وجود دارد که می‌توانید برای بهینه سازی شرح شغل خود برای رسیدن به مخاطبان گسترده‌تر و جذب بهترین نامزدها انجام دهید. در اینجا پنج نکته در مورد نوشتن شرخ شغل وجود دارد:

واضح و مختصر باشد: از کلیشه‌ها اجتناب کنید، از قالب‌بندی ساده استفاده کنید.
برای سئو بهینه سازی کنید: چه کلماتی را کسی برای پیدا کردن این نوع موقعیت در گوگل تایپ می‌کند؟ از این کلمات کلیدی سئو در شرح شغل خود استفاده کنید تا تعداد افرادی که شرح شغل شما را می‌بینند به حداکثر برسد.
DEIB (تنوع، برابری، معیار، و تعلق) را در نظر داشته باشید: شرح شغل می‌تواند ناخواسته دارای سوگیری باشد. توضیحات شغل خود را سه بار بررسی کنید تا مطمئن شوید که فراگیر هستند. همچنین، می‌توانید تعهد خود را به تنوع، برابری، مشمول بودن در بخش درباره ما بیان کنید.
فرصت‌های رشد شغلی را تعریف کنید: متقاضی چگونه می‌تواند در شرکت شما رشد کند؟
درخواست را آسان کنید: اکثر درخواست‌های شغل هرگز تکمیل نمی‌شوند. تکمیل درخواست خود را آسان کنید.

مثالی از یک شرح شغل کامل

عنوان شغل: اکانت منیجر

خلاصه شغل:

ما به دنبال یک اکانت منیجر هستیم که فردی مشتری‌مدار است و بهترین راهکارهای محصول را برای مشتریان جدید و فعلی ارائه می‌دهد. آنها با تصمیم‌گیرندگان کلیدی همکاری می‌کنند تا با همسو کردن محصولات، خدمات و ابتکارات پیچیده، رضایت آن‌ها را به حداکثر برسانند و در عین حال روابط را برای دستیابی به رشد پایدار در طول زمان حفظ کنند.

مسئولیت‌ها و وظایف:

مهارت‌های لازم برای بهترین خدمت‌رسانی به نیازهای تجاری مشتریان با استفاده از طیف وسیعی از خدمات را نشان می‌دهد.
اعضای تیم را به طور مستقل مدیریت می‌کند و آن‌ها را برای دستیابی به معیارها آموزش می‌دهد.
برنامه‌ای برای پیشرفت مداوم بین جایی که اکنون هستید و اهداف آینده ایجاد می‌کند.

یک حل‌کننده مشکل و رابط بین شرکت‌ها برای دستیابی به هماهنگی تجاری بین یک یا چند واحد تجاری است.
برای ایجاد فرهنگ خدمات برای شرکت‌های شریک خود روابط ایجاد می‌کند.
برای اطمینان از رضایت هر مشتری، تمام تماس‌های فروش را پیگیری می‌کند.
در طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها برای اتصال و حفظ روابط با مشتریان داخلی و خارجی شرکت می‌کند.

صلاحیت‌ها و مهارت‌ها:

۳ تا ۵ سال تجربه فروش در نقش یا صنعت مشابه
شخصیت تیم‌گرا
دانش قوی از روندهای بازار
مدرک لیسانس در رشته مدیریت بازرگانی، ارتباطات یا رشته مرتبط
مهارت‌های عالی ارتباط نوشتاری و شفاهی
مهارت‌های سازماندهی عالی
توانایی کار در محیط پویا و پر سرعت
مهارت‌های قوی مدیریت زمان
مهارت‌های رهبری قوی
مهارت در نرم‌افزارهای Microsoft Excel، Word، PowerPoint و یا نرم‌افزارهای مرتبط
تجربه کار با نرم افزار های CRM را داشته باشد.

حقوق و مزایا:

مبلغ مشخصی در ماه؛ بیمه درمانی، ؛ مرخصی استحقاقی در سال ، پاداش های ماهانه یا فصلی (متناسب با سیاست سازمان شما) و…

محل کار و نوع شغل: کاملاً دورکاری (تمام وقت)

درباره ما:

اینسایت گلوبال یک شرکت ملی تامین نیروی انسانی و خدمات است که به توانمندسازی مردم اختصاص دارد. ما بی‌وقفه به دنبال فرصت‌هایی برای دیگران هستیم، زیرا زمانی که همه با هم کار کنیم، هر چیزی ممکن است. ما در تامین منابع فناوری اطلاعات، حسابداری، مالی و مهندسی تخصص داریم و راه حل‌های مبتنی بر خدمات را به مشتریان ارائه می‌دهیم. تیم ما در بیش از ۶۳ دفتر منطقه‌ای در سراسر ایران وجود دارد. خدمات اینسایت گلوبال فراتر از پر کردن نقش‌ ها است. علاوه بر خدمات تامین نیروی انسانی، ما مشاوره فرهنگی، راهنمایی تنوع، برابری و شمولیت، تامین نیروی انسانی متخصص مراقبت‌های بهداشتی و منابع و مجموعه ای از خدمات مدیریت شده را برای پاسخگویی به نیازهای فردی شرکت‌ها ارائه می‌دهیم.

الگوی شرح شغل

عنوان شغل: عنوان رسمی موقعیت آن‌ها.

خلاصه شغل:

یک توصیف واضح و مختصر ۴ تا ۵ جمله‌ای در مورد اینکه این نقش چگونه در تیم و کل شرکت جای می‌گیرد ارائه دهید. همچنین پاسخ دهید که موفقیت در این موقعیت چگونه به نظر می‌رسد و این نقش به چه کسی گزارش می‌دهد.

مسئولیت‌ها و وظایف:

تمام وظایف اساسی موقعیت را فهرست کنید
از افعال زمان حال و جملات کوتاه‌تر استفاده کنید
از زبان جنسیت‌محور استفاده نکنید

صلاحیت‌ها و مهارت‌ها:

مهارت‌های مورد نیاز برای موفقیت در شغل
تجربه به سال
سطح تحصیلات مورد نیاز (کارشناسی، کارشناسی ارشد و غیره)
توانایی‌های فیزیکی
گواهینامه‌ها یا مجوزهای حرفه‌ای
ویژگی‌های شخصی

حقوق و مزایا: حقوق سالانه یا ماهانه، لیست مزایای اصلی (از جمله مواردی که ممکن است به شما در برجسته شدن در بین رقابت کمک کند)

محل کار و نوع شغل: هم مکان فیزیکی شرکت و هم اینکه آیا جنبه‌های دورکاری وجود دارد یا خیر؛ اینکه آیا تمام وقت، پاره وقت یا قراردادی است.

یک شرح شغل گام اول در استخدام کارمندان عالی است

درباره ما: چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چرایی شرکت خود را در ۴ تا ۵ جمله خلاصه کنید. همچنین می‌توانید اهداف آینده‌ای را که شرکت شما به دنبال آن است و ارزش‌های خاصی که شرکت شما بیش از همه به آن اهمیت می‌دهد، به اشتراک بگذارید.

نوشتن شرح شغل موثر برای جذب استعدادهای برتر بسیار مهم است. آن‌ها اغلب اولین نقطه تماس نامزدها با شرکت شما هستند. شما چقدر شرکت خود را در آن تعامل اولیه نشان می‌دهید؟ با رعایت نکات ارائه شده در این پست، شما در مسیر جذب کارمندان استثنایی خواهید بود.

---

و در نهایت شما با توجه به همۀ پارامترها و معیارهای مختلفی که در این مقاله به آنها پرداخته شد، می‌توانید بهترین شرح شغل را برای جذب و استخدام کارمندانی که باعث رشد و ارتقا سازمان شما می‌شوند را بنویسید یا می‌توانید تمام این کارها را به یک متخصص در این زمینه واگذار کنید.

منبع: insightglobal