تجزیه و تحلیل شغل چیست و چگونه یک تحلیل شغل انجام دهیم؟

تحلیل شغل چیست؟

چرا تحلیل شغل مهم است؟

برنامه ریزی نیروی انسانی

تحلیل شغل یک جنبه کیفی از نیازهای نیروی انسانی است، زیرا الزامات شغلی را از نظر مهارت، ویژگی و سایر خصوصیات انسانی تعیین می‌کند. این امر تقسیم کار به مشاغل مختلف را تسهیل می‌کند.

استخدام، انتخاب و جایابی

برای استخدام فرد مناسب برای شغل، دانستن الزامات شغل و ویژگی های فردی که آن را انجام خواهد داد بسیار مهم است. اطلاعات مربوط به این دو عنصر از شرح شغل یا شرح وظایف به دست می‌آید و به مدیریت کمک می‌کند تا الزامات شغلی را تا حد امکان با نگرش‌ها، مهارت‌ها، علایق کارکنان و غیره مطابقت دهد.

آموزش و توسعه

تحلیل شغل سطوح استاندارد عملکرد شغلی را تعیین می‌کند. به مدیریت برای برنامه ریزی و توسعه یادگیری کمک می‌کند.

ارزیابی شغل

تحلیل شغل مبنایی برای ارزیابی شغل فراهم می‌کند. هدف از ارزیابی شغل تعیین ارزش نسبی شغل است که به نوبه خود به تعیین جبران شغل کمک می‌کند.

ارزیابی عملکرد

داده های تحلیل شغل برای هر شغل یک استاندارد عملکرد شفاف را ارائه می دهد. عملکرد کارکنان را می توان به طور عینی در برابر این استاندارد عملکرد شغلی ارزیابی کرد.

طراحی شغل

مهندسان صنایع ممکن است از اطلاعات تحلیل شغل در طراحی شغل با انجام مطالعه جامع عناصر شغل استفاده کنند.

ایمنی و بهداشت

مدیریت می تواند اقدامات اصلاحی برای اطمینان از ایمنی کارگران و کاهش خطر خطرات مختلف برای حذف شرایط مضر انجام دهد.

پاداش

تحلیل شغل عمدتا بر اساس سیاست های موثر است. سیاست های موثر ممکن است در رابطه با ارتقاء و انتقال تدوین شود.

راهنمایی شغلی

شرح شغل که اساساً بر اساس تحلیل شغل انجام می شود، به داوطلبان در تعیین شغلی که برای آن توانایی و مهارت لازم را دارند کمک می کند.

روابط کارگری

تحلیل شغل مبنایی برای حل اختلافاتی است که ممکن است به دلیل کیفیت عملکرد مورد انتظار از کارگران ایجاد شود.

چگونه یک تحلیل شغل انجام دهیم؟

جمع آوری اطلاعات در مورد یک موقعیت شغلی

مشاهده و مصاحبه با کارمندانی که در حال حاضر مشغول به کار هستند. از کارمندان بخواهید وظایف خود را انجام دهند و در تعریف مسئولیت ها تا حد امکان جزئی عمل کنید.

دفترچه راهنما یا سندی را که موقعیت فعلی شما را توضیح می دهد، مطالعه کنید.

شرح شغل فعلی خود را با آنچه کارمندان شما واقعاً می گویند و انجام می دهند مقایسه کنید.

ارزیابی اهمیت هر وظیفه و صلاحیت

بعد از اینکه مهارت‌های مورد نیاز برای انجام هر کار را فهمیدید، می‌توانید موارد زیر را انجام دهید:

سختی هر وظیفه و مهارت را درجه‌بندی کنید ( درجه‌بندی سختی می‌تواند بر اساس زمان، دقت، دانش یا مهارت مورد نیاز باشد).

مهارت‌های کلیدی برای هر موقعیت را مشخص کنید (مهارت‌هایی که برای موفقیت ضروری هستند).

تعیین کنید که کدام مهارت‌ها در سطح ابتدایی و کدام به تجربه بیشتری نیاز دارند (برخی مهارت‌ها را می‌توان با آموزش اولیه به دست آورد، در حالی که برخی دیگر نیاز به سال‌ها تجربه دارند).

موارد غیرمنتظره را در نظر بگیرید (ممکن است متوجه شوید که وظایفی که قبلا فکر می‌کردید مهم هستند، در واقع آنقدرها هم اهمیت ندارند و برعکس).

تحقیق در مورد استانداردهای صنعت

از داده‌های جمع‌آوری شده در تحلیل شغل خود برای اطمینان از همسویی با نیروی کار فعلی استفاده کنید.

نتایج خود را با استفاده از اطلاعات موجود در منابع دولتی و سازمان‌های شرکتی تأیید کنید.

برای درک بهتر وظایف مورد نیاز شغل، از مشاوره متخصصان این حوزه بهره‌مند شوید.

نتایج تحلیل شغل و شبکه ارتباطی خود را با سایر کسب‌وکارها مقایسه کنید.

بازنگری شرح وظایف و استانداردها

پس از شناسایی و کشف مهم‌ترین صلاحیت‌های مورد نیاز برای انجام شغل، فهرستی از آنها برای هر شغل و مهارت تهیه کنید. از این لیست برای ویرایش شرح شغل موجود یا ایجاد یک شرح شغل جدید متناسب با تحلیل خود استفاده کنید.

مجموعه‌ای از معیارها را برای هر موقعیت شغلی ایجاد کنید که مطابق با بازخورد کارمندان و مشاهدات خودتان از کار آنها باشد. همچنین انتظاراتی را که شاید قبلاً ذکر نکرده‌اید، اما بر اساس رهنمودهای حرفه‌ای حاصل از تحقیقاتتان است، لحاظ کنید.

استفاده از داده‌ها برای ایجاد تغییرات

به کل سازمان نگاه کنید. بر اساس تحلیل شغل، بررسی کنید که آیا وظایف به درستی به بخش‌های مربوطه اختصاص داده شده‌اند یا خیر.

اگر متوجه شدید که وظایفی در یک بخش، برای تیم دیگری مناسب‌تر هستند، آن وظایف را به شغل دیگری منتقل کنید.

همچنین ممکن است متوجه شوید که حجم کاری برخی بخش‌ها نسبت به سایرین سنگین‌تر است. می‌توانید از داده‌های تحلیل شغل برای یافتن راه‌هایی برای انتقال مسئولیت‌های شغلی بر اساس توانمندی‌های هر بخش استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: آسیب شناسی نظام آموزش کارکنان

تجزیه و تحلیل شغل و شرح شغل چه تفاوتی با هم دارند؟

تحلیل شغل و شرح شغل دو مفهوم مرتبط اما مجزا در حوزه منابع انسانی هستند. درک تمایز آن‌ها برای استخدام موفق و ایجاد یک نیروی کار کارآمد ضروری است.

تحلیل شغل

تحلیل شغل فرآیندی است برای جمع‌آوری اطلاعات جامع در مورد یک شغل خاص. این اطلاعات شامل موارد زیر است:

• دانش: دانش و اطلاعات مورد نیاز برای انجام موثر وظایف شغل
• مهارت‌ها: توانایی‌های فنی و عملی لازم برای انجام وظایف
• توانمندی‌ها: استعدادها و ویژگی‌های ذهنی مورد نیاز برای موفقیت در شغل

تحلیل شغل به درک ماهیت شغل، وظایف و مسئولیت‌های آن و همچنین شرایط و محیط کار کمک می‌کند. این اطلاعات خروجی ارزشمندی برای تهیه شرح شغل است.

شرح شغل

شرح شغل سندی است که به طور خلاصه ماهیت، وظایف و مسئولیت‌های یک شغل خاص را توصیف می‌کند. این سند اغلب شامل موارد زیر است:

• وظایف و مسئولیت‌ها: شرح دقیق کارهایی که فرد در این موقعیت انجام می‌دهد.
• صلاحیت‌ها: دانش، مهارت‌ها و تجربیات مورد نیاز برای احراز این موقعیت شغلی
• شرایط کاری: شرح محیط فیزیکی، ساعات کاری و سایر الزامات مرتبط با شغل

شرح شغل ابزاری کلیدی برای جذب و استخدام افراد واجد شرایط است. این سند به متقاضیان شغل اطلاعاتی در مورد ماهیت شغل و انتظارات کارفرما ارائه می دهد.

تفاوت کلیدی

تحلیل شغل یک فرآیند تحقیق و گردآوری اطلاعات است، در حالی که شرح شغل یک سند خروجی است که بر اساس یافته‌های تحلیل شغل تهیه می‌شود. تحلیل شغل مبنایی برای ایجاد یک شرح شغل دقیق و کارآمد است.

مولفه های تجزیه و تحلیل شغل چیست؟

جایگاه شغلی

جایگاه شغلی (Position) موقعیت یک شغل خاص و همچنین فردی که آن شغل را در سازمان بر عهده دارد، توصیف می کند. جایگاه شغلی مبنای سیستم پاداش در سازمان است. به طور معمول، مشاغل با جایگاه بالاتر و کارکنانی که این مشاغل را برعهده دارند، نسبت به مشاغل با جایگاه پایین‌تر، از حقوق و مزایای بالاتری برخوردار می شوند.

شرح شغل

از آنجایی که هر موقعیت شغلی با توجه به ماهیت آن نیازمند مجموعه خاصی از مهارت‌ها، دانش و تجربه است، شرح شغل برای هر موقعیت منحصر به فرد است. شرح شغل به طور خاص وظایف، مسئولیت‌ها و نقش‌هایی را که فرد در این موقعیت بر عهده دارد، و همچنین نحوه انجام این وظایف را توضیح می‌دهد.

ارزش شغلی

ارزش شغل به محاسبه‌ی میزان اهمیت و اثرگذاری یک شغل خاص در سازمان اشاره دارد. به عبارت دیگر، ارزش شغل برآوردی از میزان کمک آن شغل به دستیابی به اهداف کلی سازمان است.

برای انجام تحلیل شغلی از چه روش هایی می توانید استفاده کنید؟

مصاحبه‌ها

برای تهیه‌ی شرح شغل دقیق، یک روش مصاحبه با کارمند در مورد جزئیات شغل اوست. کارفرما سوالاتی در مورد وظایف خاص و همچنین توضیحی در مورد مسئولیت‌های انجام‌شده توسط فرد در آن موقعیت خاص، می‌پرسد.

مشاهدات

همچنین، کارفرما ممکن است برای مشاهده‌ی نحوه‌ی انجام کار توسط کارمندان و یادداشت‌برداری در مورد وظایفی که انجام می‌دهند و مهارت‌های مورد نیاز برای آن وظایف، اقدام به مشاهده‌ی آن‌ها کند. مشاهده برای فرآیندهای مرتبط با وظایف فیزیکی و نتایج مرتبط با محصول، مؤثر است.

نظرسنجی‌ها

نظرسنجی ابزاری برای یافتن میزان تکرار انجام یک وظیفه خاص یا میزان استفاده از یک مجموعه مهارتی است. این نظرسنجی‌ها می‌توانند فرم‌های بسیار دقیقی باشند که کارمندان برای پاسخ به سوالات در مورد شغل از یک مقیاس استفاده می‌کنند. همچنین، از نظرسنجی‌ها می‌توان به صورت غیررسمی‌تر برای پاسخ کارمندان به سوالات باز استفاده کرد.

گزارشات کاری

کارفرمایان ممکن است درخواست کنند که کارمند شرح کتبی از کارهای روزانه خود را برای مدت زمان مشخصی ارائه دهد. این کار به کارمند این امکان را می دهد که شرحی واضح از وظایف عادی شغل خود و مدت زمان مورد نیاز برای هر کار را ارائه دهد.

بیشتر بخوانید: چارچوبی برای تقویت واحد آموزش در سازمان‌ها

چه زمانی باید تحلیل شغلی انجام شود؟

تحلیل شغل باید به عنوان اولین گام در فرآیند استخدام انجام شود. نوشتن تحلیل شغل به شما کمک می کند تا نیازها و انتظارات خود را روشن کنید. همچنین اطلاعاتی را که برای نوشتن شرح شغل نیاز دارید، جمع آوری می کند.

معایب تجزیه و تحلیل شغل چیست؟

نیاز به تایم زیاد

معایب اصلی فرآیند بازنگری مشاغل، بسیار وقت‌گیر بودن آن است. این یک محدودیت جدی است، به ویژه زمانی که مشاغل به طور مکرر تغییر می‌کنند. این موضوع همچنین بر روی سوگیری‌های شخصی تأکید می‌کند: اگر سرپرست یا تحلیلگر، کارمند همان سازمان باشد، این فرآیند ممکن است تحت تأثیر علاقه‌مندی‌ها و عدم علاقه‌مندی‌های شخصی او قرار گیرد. این امر مانع بزرگی برای جمع‌آوری داده‌های قابل اعتماد و دقیق است.

نیروی انسانی

این فرآیند مستلزم صرف نیروی انسانی زیادی است. از آنجایی که هر شغلی دارای اطلاعات متفاوتی است و الگوی ثابتی وجود ندارد، برای مشاغل مختلف باید اطلاعات سفارشی جمع‌آوری شود. این فرآیند برای جمع‌آوری و ثبت داده‌های مربوط به هر شغل باید به طور جداگانه انجام شود.

فقدان مهارت

اگر تحلیلگر از هدف فرآیند تجزیه و تحلیل شغل آگاه نباشد و مهارت‌های لازم برای انجام آن را نداشته باشد، این فرآیند اتلاف منابع شرکت است. برای به دست آوردن داده‌های قابل اعتماد، تحلیلگر باید آموزش دیده باشد.

فقدان توانایی های ذهنی

در نهایت، توانایی‌های ذهنی مانند هوش، ویژگی‌های عاطفی، دانش، صلاحیت، استقامت ذهنی و بدنی، ماهیت ناملموسی دارند و به طور مستقیم قابل مشاهده یا اندازه‌گیری نیستند. افراد در موقعیت‌های مختلف به شیوه‌های متفاوتی کار می‌کنند. بنابراین، نمی‌توان استانداردهای کلی برای توانایی‌های ذهنی تعیین کرد.

چه کسی تجزیه و تحلیل شغل را انجام می دهد؟

تحلیل شغل ممکن است توسط بخش منابع انسانی کارفرما یا توسط یک تحلیلگر/مشاور شغل آموزش‌دیده انجام شود.

اگر تصمیم دارید تجزیه و تحلیل شغل سازمان خود را به بهترین نحو انجام دهید، می‌توانید با مشاوران ما در ارتباط باشید👇